POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Versión: 1.0
Fecha de aprobación: 11 de mayo de 2026
Vigencia: Indefinida hasta su modificación o actualización.
1. OBJETO
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, actualización, protección y administración de los datos personales tratados por la Institución Educativa Juan Bernardone, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas repose en bases de datos o archivos.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social: Colegio Juan Bernardone
Nombre institucional: Institución Educativa Juan Bernardone
NIT: 800068502-0
Dirección: Cra 14 #7-49, Girardota, Antioquia, Colombia
Teléfono: 6042896269
Correo electrónico: info@colegiojuanbernardone.com
Sitio web: Colegio Juan Bernardone
Representante legal: Alba Nelly Cañaveral López
Área responsable del tratamiento: Área Administrativa
Encargado operativo del tratamiento: La persona que desempeñe el cargo de Secretaría Institucional.
3. MARCO LEGAL
La presente política se desarrolla en cumplimiento de:
• Constitución Política de Colombia (Artículo 15)
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• Ley 1266 de 2008 (cuando aplique)
• Circular Externa 002 de 2015 de la SIC
• Jurisprudencia constitucional relacionada con Habeas Data
• Normativa especial aplicable a protección de datos de menores de edad
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta política aplica al tratamiento de datos personales de:
• Aspirantes
• Estudiantes
• Padres de familia
• Acudientes
• Representantes legales
• Egresados
• Docentes
• Empleados administrativos
• Proveedores
• Contratistas
• Visitantes
• Usuarios del portal institucional
• Titulares registrados en sistemas de videovigilancia
5. DEFINICIONES
Para efectos de esta política se adoptan las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012:
Dato personal: información vinculada o asociada a una persona natural identificada o identificable.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del tratamiento: persona jurídica que decide sobre la base de datos.
Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado.
6. PRINCIPIOS RECTORES
La Institución aplicará los siguientes principios:
• legalidad;
• finalidad;
• libertad;
• veracidad;
• transparencia;
• acceso y circulación restringida;
• seguridad;
• confidencialidad;
• responsabilidad demostrada.
7. DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN
7.1 Estudiantes
• nombres y apellidos;
• documento de identidad;
• fecha y lugar de nacimiento;
• edad
• dirección;
• teléfonos;
• correo electrónico;
• información académica;
• historial disciplinario;
• información médica;
• Información médica y de EPS;
• Información psicológica y de orientación escolar
• datos familiares;
• fotografías y videos;
• información psicológica;
• Información financiera asociada al proceso académico
• datos financieros asociados al proceso educativo.
7.2 Padres y acudientes
• nombres completos;
• documento de identidad;
• dirección;
• teléfonos;
• correo electrónico;
• ocupación;
• información laboral;
• información financiera.
• Datos contractuales relacionados con matrícula
7.3 Empleados y docentes
• hoja de vida;
• formación académica;
• experiencia laboral;
• datos bancarios;
• afiliaciones a seguridad social;
• antecedentes requeridos por ley;
• datos biométricos para control interno.
• Información contractual
• Registros biométricos para control laboral
• Evaluaciones institucionales
7.4 Visitantes y proveedores
• datos de identificación;
• registros de ingreso;
• Imágenes captadas por videovigilancia;
• información contractual y tributaria.
• Facturación y soporte tributario
•
8. DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD
La Institución trata datos sensibles exclusivamente cuando sea estrictamente necesario para:
• prestación del servicio educativo;
• protección del menor;
• atención médica;
• Sea requerido por mandato legal.
Tratándose de menores de edad, el tratamiento se realizará bajo autorización expresa de padres o acudientes y respetando siempre el interés superior del menor. El titular no estará obligado a autorizar tratamiento de datos sensibles salvo obligación legal o contractual justificada.
9. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD
La Institución Educativa Juan Bernardone tratará datos de menores únicamente cuando:
• Responda y respete el interés superior del menor
• Asegure el respeto de sus derechos fundamentales
• Cuente con autorización del padre, madre o acudiente autorizado
La autorización se obtiene mediante:
• Matrícula virtual
• Firma en libro de matrícula presencial
• Formularios institucionales autorizados
10. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
La institución tratará datos personales para:
Gestión académica
• Matrículas y renovaciones
• Registro académico
• Evaluaciones
• Historial escolar
• Certificaciones
• Seguimiento pedagógico
Gestión administrativa y financiera
• Facturación
• Cobros y cartera
• Gestión contable
• Reportes legales
Gestión institucional
• Comunicaciones oficiales
• Convocatorias
• Circulares
• Actividades institucionales
• Carnetización
Plataformas tecnológicas
• Acceso al portal académico
• Sistemas de información
• Seguridad informática
Seguridad institucional
• Videovigilancia
• Control de acceso
• Prevención de riesgos
Gestión del talento humano
• Selección
• Contratación
• Nómina
• Seguridad social
• Control biométrico docente
Difusión institucional
• Publicación de logros
• Fotografías institucionales
• Material audiovisual
• Redes sociales oficiales
• Publicidad institucional autorizada
Cumplimiento legal
• Reportes a autoridades
• Requerimientos administrativos
• Secretaría de Educación
• Entidades de inspección y vigilancia
11. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
La autorización se obtendrá mediante:
Estudiantes y acudientes
• formulario digital de matrícula virtual;
• firma en libro físico de matrículas.
Empleados
• contratos y formatos institucionales.
Visitantes
• registros de ingreso.
La autorización podrá ser física, electrónica o verbal cuando la ley lo permita.
12. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares podrán:
• conocer sus datos;
• actualizarlos;
• rectificarlos;
• revocar autorización cuando proceda;
• Solicitar supresión cuando sea legalmente viablepresentar consultas y reclamos;
• Presentar consultas
• Presentar reclamos ante la institución
13. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Canales habilitados:
Correo: info@colegiojuanbernardone.com
Presencial: Secretaría Institucional
Consultas:
Serán atendidas en máximo 10 días hábiles.
Si no es posible responder en ese término, se informará y podrá ampliarse hasta 5 días hábiles adicionales.
14. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
Los reclamos deberán contener:
• Identificación del titular
• Descripción clara
• Documentos soporte
• Datos de contacto
Se resolverán dentro de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción.
Si falta información, se requerirá al interesado.
15. MEDIDAS DE SEGURIDAD
La Institución implementa:
• acceso restringido a bases de datos;
• usuarios y contraseñas;
• roles y permisos;
• respaldo de información;
• monitoreo mediante cámaras;
• Custodia documental
• Restricción física a archivos
• protocolos internos de confidencialidad;
• Protección de plataformas
• almacenamiento controlado en nube y sistemas institucionales;
• medidas técnicas, humanas y administrativas razonables.
16. ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN
La información podrá almacenarse en:
• software académico PC Académico;
• portal educativo institucional propio;
• Google Drive institucional;
• equipos locales autorizados;
• servicios en nube autorizados.
17. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
La Institución podrá compartir información con terceros autorizados tales como:
• Ministerio de Educación Nacional;
• Secretaría de Educación;
• entidades de salud;
• plataformas educativas;
• proveedores tecnológicos;
• entidades financieras;
• aseguradoras;
• Empresas vinculadas a la prestación del servicio educativo
• Contadores y asesores legales.
Todo tercero deberá cumplir obligaciones de confidencialidad y protección de datos.
18. VIDEOVIGILANCIA
La institución cuenta con sistemas de videovigilancia para:
• Seguridad física
• Protección institucional
• Prevención de incidentes
• Control de acceso
Las grabaciones serán tratadas bajo estricta reserva y usadas solo para fines legítimos.
17. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir:
• la finalidad del tratamiento;
• obligaciones legales;
• requerimientos académicos;
• conservación histórica institucional.
18. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
La Institución podrá modificar esta política en cualquier momento.
Toda modificación será publicada en:
colegiojuanbernardone.com
19. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación oficial y deroga disposiciones internas anteriores sobre la materia.